DETALLE DE ARTICULOS

MANTENIMIENTO
   La tabla de subarticulos contiene los datos correspondientes a detalles de artículos tales como tallas colores y otros además de los códigos de barras.

   Normalmente los subarticulos o códigos de detalle se generan automáticamente desde compras o desde ventas cada vez que un par código más detalle no existe, por lo que el mantenimiento directo de subarticulos no suele ser preciso.

   No obstante el sencillo mecanismo automático de creación de estos hace que en algunos casos seá preciso acceder a este mantenimiento para corregir errores humanos, o incidencias concretas. A este respecto se recomienda especialmente utilizar la búsqueda por aproximación en la casilla de detalle tanto en compras como en ventas a fin de evitar la generación de subarticulos erróneos por errores en la entrada de datos.

   En la mayoría de los casos los subarticulos sólo precisan un registro para el control de stocks y datos estadísticos así como la descripción del detalle. Sin embargo cuando se usan códigos de barras y en casos normalmente poco frecuentes puede darse la circunstancia de que dos o más códigos de barras estén asociados a un mismo subarticulo. En este caso cada código de barras extra genera un nuevo registro de subarticulo con un código de suborden automático.

   Cuando sea preciso liberar un código de barras debido a un cambio de codificación o bien a algun error, se recomienda no eliminar el registro completo si no únicamente borrar la casilla correspondiente al código de barras. No obstante se pueden eliminar registros completos que no contengan ningún dato correspondiente a estadística o stocks puesto que esto rompería el cuadre de datos con el maestro de artículos.

   La recomendación General de no eliminar registros completos puede hacer a la larga que la tabla de subarticulos contenga un pequeño porcentaje de datos innecesarios pero puesto que esta tabla no es especialmente grande y los sistemas actuales disponen de capacidad más que suficiente es preferible que sobren datos innecesarios a que falten datos por errores en la anulación o modificación.

   De hecho los listados de subarticulos nunca presentan los registros redundantes haciendo que el de exceso de estos si los hubiera no será incómodo.

RECOMENDACIONES
   Los subartículos o artículos de detalle tienen una amplia gama de utilización, desde la más evidente como diferenciar tallas o colores hasta otras de utilización muy frecuente como números de serie o partidas de envíos. Según cuál será la utilidad de estos en su empresa, las recomendaciones pueden cambiar.

   En el caso más frecuente en el que los subartículos son relativamente estables como es el uso de estos para tallas o colores, se hace relativamente importante que no haya duplicidades. Así por ejemplo debemos evitar tener un detalle codificado como 'BLANC' y otro como 'WHITE' para el color blanco. Por tanto debemos evitar en la medida de lo posible, introducir los códigos de detalle de forma manual, pues está es la vía más frecuente de generación de errores o duplicidades. La búsqueda por aproximación junto con el alta a través de la ventana de detalle pueden ayudar en este sentido.

   La búsqueda por aproximación, implementada en casi todas las casillas correspondientes a índices, como pueden ser clientes, formas de pago o códigos de articulo, consiste en la búsqueda del código correcto mediante las teclas página siguiente y página anterior. Para las búsquedas por aproximación alfanuméricas como es el caso del detalle, suele recomendarse entrar algunos dígitos mediante el teclado y a continuación utilizar las teclas de páginado, hasta encontrar el código preciso. Si tenemos dudas por ejemplo en casos en que el detalle está exclusivamente formado por dígitos numéricos, podremos abrir la ventana auxiliar de detalle y efectuar aquí la búsqueda por aproximación con la ventaja de que podemos ver la descripción del detalle.

   Para las altas de códigos de detalle en este contexto de tallas y colores, siempre será muy interesante cumplimentar el concepto del detalle, por lo cual se recomienda efectuar dichas altas a través de esta ventana auxiliar.

CODIGOS DE BARRAS
   El soporte del funcionamiento de los códigos de barras está basado en la tabla de subartículos. Cada código de barras define un único subarticulo, por ejemplo una talla de un determinado artículo. En el caso de que un artículo no contenga subartículos, entonces el código de barras define además un artículo único.

   Cuando varios códigos de barras definen un solo artículo o subartículo, se genera un subartículo auxiliar de forma que puede haber hasta diez códigos de barras diferentes apuntando a un mismo subartículo o artículo.

MANIPULACION
    REGISTRO NUEVO CODIGO DE BARRAS.
   Normalmente se registran los nuevos códigos de barras sobre la marcha ya sea desde la pantalla de entradas de compras o desde la pantalla de ventas. Para ello solamente es preciso escanear la etiqueta deseada mientras el cursor se encuentra en la casilla correspondiente al código de artículo. Si el código capturado no había sido registrado previamente, aparece una ventana donde indicaremos el código y en su caso el detalle correspondientes al nuevo código de barras.

   Los nuevos códigos de barras no deben de ser añadidos directamente en la pantalla de mantenimiento de subarticulos.

    ANULACION DE UN CODIGO DE BARRAS.
   Aunque no es frecuente, puede darse el caso de que un código de barras previamente registrado, precise ser asignado a un nuevo arttículo, o simplemente se ha producido algún error. En este caso el proceso adecuado será acceder al registro correspondiente en el mantenimiento de subartículos y eliminar únicamente los datos del código de barras, borrando la casilla pero no anulando el registro. De esta forma este código de barras quedan liberado permitiendo que la próxima vez que se escanee se pueda asignar a un nuevo artículo.

PERIODOS
   Los cierres de período están directamente relacionados con el control de exisistencias y la estadística de compras y ventas. Por tanto se recomiendan especialmente en aquellas empresas donde se requiera un control preciso de las exisistencias o bien dónde sea preciso disponer de cifras fiables de compras o de ventas como puede ser el caso de aquellas empresas con ventajas o penalizaciones en función de las ventas o las compras.

   La aplicación provée un mecanismo de comprobación de estos compras y ventas basado en los cierres de período.

   Los siguientes datos están implicados en los cierres de período:
1. En proveedores:
    TOTAL COMPRA(1) (iva incluido)

2. En clientes:
    TOTAL VENTA(1) (iva incluido)

3. En articulos:
    STOCK INICIAL(2), STOCK ACTUAL(1), UDS.COMPRA(1), TOTAL COMPRA(1), UDS.VENTA(1),TOTAL VENTA(1)

4. En subarticulos:
    STOCK INICIAL(2), STOCK ACTUAL(1), UDS.COMPRA(1), TOTAL COMPRA(1), UDS.VENTA(1),TOTAL VENTA(1)

(1). Se resetea a cero al efectura el cierre.
(2). Se toman los datos del STOCK ACTUAL

   El proceso de chequeo de stocks y estadística, simula la repetición de las compras y ventas a partir de los datos generados en el cierre del periodo y los compara con los datos actuales. Si todo ha funcionado correctamente desde el último cierre del periodo los datos coincidirán, y en caso contrario tendremos la información de las diferencias y los artículos afectados.

   Es importante considerar que un chequeo de stocks, requiere de la presencia de todos los datos para poder comprobar la consistencia de estos. Por este motivo cuando se hagan anulaciones de datos, debe hacerse a continuación un cierre de periodo pues de otra forma estaríamos falseando la información del chequeo.

   En General podemos considerar que el proceso de cierre periodo es el siguiente:

1 - Comprobación de consistencia de datos del período mediante el chequeo de stocks, compras y ventas.

2 - Eliminación de datos cuando proceda.

3 - Cierre de período.